兴业股份:兴业股份董事会议事规则

苏州兴业材料科技股份有限公司
董事会议事规则（2025 年修订）
第一章 总则
第一条 为了进一步规范本公司董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会
有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人
民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《上市公司治理准则》和《上
海证券交易所股票上市规则》和公司章程的有关规定，制订本规则。
第二条 董事会下设董事会秘书，处理董事会日常事务。董事会秘书或者证券事务
代表兼任董事会办公室负责人，保管董事会和董事会办公室印章。
第三条 董事会会议分为定期会议和临时会议。
第四条 董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。
第二章 董事会提案
第五条 在发出召开董事会定期会议的书面通知前，董事会秘书应当充分征求各董
事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。
第六条 董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意
见。
第七条 有下列情形之一的，应当在十日内召开临时董事会会议：
(1) 董事长认为必要时；
(2) 代表十分之一以上表决权的股东提议时；
(3) 三分之一以上董事联名提议时；
(4) 审计委员会提议时；
(5) 二分之一以上独立董事提议时；
(6) 证券监管部门要求召开时；
(7) 公司章程规定的其他情形。
第八条 按照本规则第七条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会秘书
或者直接向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当
载明下列事项：
(1) 提议人的姓名或者名称；
(2) 提议理由或者提议所基于的客观事由；
(3) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；
(4) 明确和具体的提案；
(5) 提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于公司章程规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关
的材料应当一并提交。
第九条 董事会秘书在收到第八条所述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董
事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要
求提议人修改或者补充。
董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内，召集董事会会
议并主持会议。
第十条 董事会会议由董事长召集和主持。如果董事长不能召集时，由副董事长召
集和主持；如果副董事长也不能召集时，由半数以上董事共同推举一名董
事履行职务。
第三章 会议通知
第十一条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会秘书应当分别提前十日和五日将
会议通知通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式，提交全体董事以
及总经理。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。
紧急情况下，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话、传真
或者电子邮件方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。
第十二条 会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容：
(1) 会议日期、地点；
(2) 会议的期限、召开方式；
(3) 拟审议的事项(会议提案)；

(4) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；
(5) 董事表决所必需的会议材料；
(6) 董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；
(7) 联系人和联系方式；
(8) 发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括前款第(1)、(2)、(3)项内容，以及情况紧急需要
尽快召开董事会临时会议的说明。
第十三条 会议通知的变更
董事会定期会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事
项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前三日发
出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，
会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事
项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可
并做好相应记录。
第四章 会议的召开
第十四条 董事会会议须经过半数董事出席方为有效。董事通过电话或其它电子通讯
设施参加董事会会议，且参加该会议的全部董事均能够相互通话，应视该
董事出席了该次董事会会议。有关董事拒不出席或者怠于出席会议导致无
法满足会议召开的最低人数要求时，董事长和董事会秘书应当及时向监管
部门报告。
第十五条 未兼任董事的总经理和董事会秘书应当列席董事会会议。会议主持人认为
有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。
第五章 亲自出席和委托出席
第十六条 董事会开会时，董事应亲自出席。董事因故不能出席，应当事先审阅会议
材料，形成明确的意见，书面委托其他董事出席会议。董事未出席董事会
会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票表决权。
委托书应当载明：
(1) 委托人和受托人的姓名；
(2) 委托人对每项提案的简要意见；
(3) 委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；
(4) 有效期限、委托人的签字、日期等。
第十七条 委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行
专门授权。
第十八条 受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出
席的情况。
第十九条 关于委托出席的限制
委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：
(1) 在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关
联董事也不得接受非关联董事的委托；
(2) 独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立
董事的委托；
(3) 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全
权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明
确的委托；
(4) 一名董事不得接受超过两名董事的委托出席董事会，董事也不得委托
已经接受两名其他董事委托的董事代为出席。
第六章 会议召开方式
第二十条 董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意见的前提
下，经召集人(主持人)、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真、邮
件或者电子邮件等通讯表决方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他
方式同时进行的方式召开。
第二十一条 非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的
董事、规定期限内实际收到传真、邮件或者电子邮件等有效表决票，或者
董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
第七章 会议审议程序
第二十二条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事或代表对各项提案发表明确
的意见。
第二十三条 对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论有关
提案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。
第二十四条 董事或代表阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当
及时制止。
第二十五条 除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知
中的提案进行表决。接受其他董事委托代为出席董事会会议的董事，不得
代表委托董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第八章 发表意见
第二十六条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地
发表意见。
第二十七条 董事可以在会前向董事会秘书、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、
各专门委员会等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进
行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第九章 会议表决
第二十八条 董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。每项提案经过充分讨论后，
主持人应当适时提请与会董事进行表决。
第二十九条 会议表决实行一人一票，以投票表决或举手表决或传真件表决方式进行。
现场召开的会议应采取投票表决或举手表决方式；以视频、电话、电子邮
件通讯方式召开的会议，应采取投票表决的方式，且出席会议的董事应在
会议通知的有效期内将签署的表决票原件提交董事会；以传真通讯方式召
开的会议，采取传真件表决的方式，但事后参加表决的董事亦应在会议通
知的期限内将签署的表决票原件提交董事会。
第三十条 董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择
其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关
董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，
视为弃权。